Die Adressverwaltung

 

  • Filtergenerator mit Zugriff auf die Adressfelder. Verknüpfungsmöglichkeiten mit verschiedenen mathematischen und  logischen Operatoren.

 

  • Etikettengenerator mit Unterstützung von einbahnigen Etiketten aber auch mehrbahnigen Laseretiketten in variabeln  Formaten.

 

  • Listengenerator mit Zugriff auf Adressfelder und komfortabler Plazierung im Listenlayout.

 

  • Serienbriefe mit Zugriff auf Adressfelder und Laufzeitvariabeln. Die Adressfelder und Laufzeitvariabeln können komfortabel im Text plaziert werden.

 

Die Verwaltung von Adressbeständen gehört zu den wichtigsten Aufgaben der Büroorganisation. Entsprechend gross ist die Vielfalt der angebotenen Programme.


Die Ausgabe von Serienbriefen ist ein sensibler Anwendungsbereich beim Einsatz einer Adressverwaltung.


Das Dilemma bei der Generierung von Serienbriefen besteht darin, dass es sich bei der Adressverwaltung um eine eigentliche Datenbankanwendung handelt und bei der Edition von Serienbriefen Textverarbeitungsfunktionen gefragt sind.


In der Regel wird dem Anwender zugemutet, die Adressdaten im notwendigen Format und Struktur auszugeben, von seiner Textverarbeitung wieder einzulesen, um nach der Platzierung der Felder mit Steuercodes im Text die Briefe auszudrucken. Es wird von ihm also vor jeder Serienbriefausgabe die Manipulation mehrerer Arbeitsabläufe und das Handling verschiedener Anwendungen und Benutzeroberflächen erwartet.


Die InfoTeam Adressverwaltung ist ein freundlich zu handhabendes Adress-System. Die Anwendung muss für die Erstellung und Ausgabe von Serienbriefen nicht verlassen werden.

 

 

Integriertes Rechnungswesen

 

Stammdaten - beispielsweise Kontenplan, Fremdwährungskurse oder Mehrwertsteuercodes - können in der integrierten Lösung auch von anderen InfoTeam Software-Modulen genutzt werden. Dies betrifft aber auch die Bewegungsdaten: die Buchungen werden in einer integrierten Anwendung beispielsweise auch von der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung sowie der Nachkalkulation genutzt.

 

 

Der PC als Serienbriefmaschine!

 

Abgesehen von der normalen Verwaltung der Adressen bietet die Feldstruktur vielfältige organisatorische Gruppierungsmöglichkeiten.


Grundsätzlich können alle Ausgaben sowohl auf den Bildschirm, auf den Drucker oder in eine Datei erfolgen. Bei Bildschirmausgaben stehen verschiedenste Funktionen wie "Suchen" zur Verfügung. Mit letzterer Funktion kann nach einem beliebigen Begriff in der Liste gesucht werden.
Bei der Ausgabe der Adressen können objektive Definitionen von Etiketten, Listen und Dokumenten verwendet werden.


Standardmässig kann die Ausgabe von Dokumenten in ein Archiv zurückgeschrieben werden. Das Archiv kann auch manuell und serienmässig bearbeitet werden. Dies bedeutet, es ist beispielsweise möglich, bei allen Personen


- die mit Nachnamen Schmid heissen und
- die Postleitzahl zwischen 2000 und 8000 liegt,


den Eintrag vorzunehmen, dass ein Werbegeschenk, beispielsweise eine Kaffeetasse, verschickt wurde. Die Einträge im Archiv können auch manuell oder serienmässig gelöscht werden.


Nachdem auf das Archiv für eine bestimmte Adresse zugegriffen wurde, werden die Archiveinträge am Bildschirm angezeigt. Ein an die Adresse verschicktes Dokument wird auf Knopfdruck am Bildschirm komplett angezeigt. Das Archiv lässt sich auch für die Erfassung und Abfrage von Terminen einsetzen.

 

 

Filtergenerator


Es können nach jedem Feld der Datenstruktur Filter definiert werden und mit UND/ODER-Verknüpfungen kombiniert werden.
So kann beispielsweise auf komfortable Weise ein Filter für alle Adressen,


- die mit Vorname Thomas heissen und
- älter als 20 Jahre sind oder
- an einer Hauptstrasse wohnen erzeugt, alfanumerisch frei bezeichnet und gespeichert werden.

 

Etikettengenerator


Bei der Definition von Etiketten kann aus den abgespeicherten Filtern ausgewählt werden und die Definition der Etiketten kann ebenfalls alfanumerisch frei bezeichnet und gespeichert werden.

 

 

Listengenerator


Ein besonderes Schmuckstück ist die Definition der Listen, denen ebenfalls ein Filter zugeordnet werden kann. Die auszugebenden Felder können auf luxuriöse Weise ausgewählt und mit den Cursortasten auf dem Bildschirm an die gewünschte Position "geschoben" werden. Selbstverständlich kann auch die Listendefinition alfanumerisch bezeichnet und von der Ausgabe unabhängig gespeichert werden.

 

 

Serienbriefe


Auch bei der Gestaltung eines Serienbriefes können die Datenbankfelder ausgewählt und mit Cursortasten positioniert werden. Der Textteil kann aus Textbausteinen zusammengesetzt werden. Nach der Zuordnung eines Filters wird auch die Definition des Serienbriefes objektiv und unabhängig von der Ausgabe abgespeichert.